Ведение кадрового учета — это весь документооборот по людям: прием на работу, перевод, отпуска и больничные, дисциплинарные взыскания, увольнение, табели, график отпусков, воинский учет и отчетность в СФР. В Нижнем Новгороде мы обслуживаем ООО и ИП, у которых нет штатного кадровика либо он один и уже задыхается от объема. Вы получаете готовые документы, оформленные по букве закона, и не тратите вечера на изучение новых постановлений. Кадровик «Бухсферы» ведет вас от первого трудового договора до сдачи документов в архив.
Проверки ГИТ и налоговой почти всегда заходят со стороны кадров. Нет приказа об отпуске — нарушение. Нет подписи сотрудника в ознакомлении с локальным актом — нарушение. Не сдали ЕФС-1 в срок — 500 ₽ за каждого человека. По статье 5.27 КоАП организация платит до 100 000 ₽, при повторном случае — до 200 000 ₽, и это не считая восстановления сотрудника по суду и выплат за вынужденный прогул. Мы закрываем эти риски заранее: сначала проверяем то, что уже накопилось, дальше ведем учет так, чтобы инспектору было нечего предъявить.
Что входит в услугу «Ведение кадрового учета»
Мы не продаем часы консультаций — мы берем на себя весь кадровый блок и отвечаем за результат. В работу входит полный цикл документов по сотрудникам, отчетность, аудит прошлых периодов и подготовка к проверкам. Состав услуги подбираем под вашу численность: от 3 человек до распределенной команды в разных регионах.
- Оформление приема, перевода и увольнения: трудовые договоры, приказы, личные карточки, соглашения об изменении условий
- Ведение табелей учета рабочего времени, графиков отпусков и расчет очередных отпусков по каждому сотруднику
- Приказы на отпуска, больничные, командировки, премии, взыскания и поощрения — в день обращения
- Подготовка и сдача отчетности в СФР: ЕФС-1, подраздел 1.1 и 1.2, уведомления об увольнении в течение следующего рабочего дня
- Воинский учет: личные карточки, сверки с военкоматом, списки и отчеты в установленные сроки
- Кадровый аудит при переходе: проверяем договоры, приказы и личные дела за последние 3 года и приводим их в порядок
Разберем вашу кадровую ситуацию бесплатно? Оставить заявку
“За 12 лет практики я убедилась: 90 процентов штрафов приходят не из-за сложных схем, а из-за мелочей — просроченного приказа, забытой подписи, отпуска без уведомления. Мы выстроили работу так, что каждая бумага появляется в срок, а не после звонка инспектора.”
Почему выбирают «Бухсферу»
Мы работаем с 2013 года и ведем кадры для производств, торговых компаний, IT-команд и сервисных бизнесов в Нижнем Новгороде и области. В штате — бухгалтеры с профильным опытом от 5 лет и знанием 1С:ЗУП, поэтому вы не платите за обучение исполнителя на своих документах. Договор включает ответственность за сроки и качество: если мы пропустили отчет, штраф компенсируем сами.
Сроки в договоре
Приказы и договоры готовим в день обращения, ЕФС-1 сдаем минимум за 1 день до дедлайна, отчеты по воинскому учету — по календарю военкомата. Пропуск срока по нашей вине — компенсируем штраф.
Работа в 1С:ЗУП
Ведем кадры прямо в вашей базе или в своей и передаем документы в удобном виде: бумага с подписью и печатью, скан или электронный документ с ЭЦП через ЭДО.
Часто задаваемые вопросы
Отвечаем на то, что чаще всего спрашивают предприниматели перед передачей кадров на аутсорс.
В тариф входит весь кадровый документооборот: оформление приема и увольнения, приказы, табели, отпуска, больничные, личные карточки, график отпусков, отчетность в СФР и воинский учет. Стоимость считаем по численности сотрудников: для компании до 5 человек это обычно 5 000 — 7 000 ₽ в месяц, для 20 человек — от 12 000 ₽. Точную цену называем после короткого разговора и бесплатного аудита документов. Дополнительно оплачиваются только разовые задачи — например, восстановление кадров за прошлые годы.
Именно небольшому бизнесу это выгоднее всего. Штатный кадровик обойдется минимум в 45 000 — 60 000 ₽ в месяц плюс налоги, рабочее место и отпускные. Аутсорсинг для микро-компании — в 7–10 раз дешевле. При этом требования к вам такие же, как к холдингу на 500 человек: трудовые договоры, приказы, ЕФС-1 в течение рабочего дня, воинский учет. Ошибка на третьем сотруднике стоит тех же денег, что и на трехсотом.
Если все документы от вас приходят до 15:00, трудовой договор и приказ готовы в тот же день. Уведомление в СФР по форме ЕФС-1 подаем не позднее следующего рабочего дня после заключения договора — это требование закона. При массовом найме (от 10 человек) просим список заранее, чтобы подготовить договоры пачкой и не создавать очередь. Оформление ведем по вашему шаблону или даем свой, проверенный ГИТ.
Ответственность прописана в договоре. Если ошибка возникла по нашей вине и привела к штрафу, мы его возмещаем. Если проверка выявила нарушение из прошлых периодов — до передачи документов нам — мы сначала делаем аудит, показываем вам список проблем и предлагаем, что исправить. Никогда не скрываем риски: честно говорим, какие документы уже не спасти и как снизить последствия.
Да, это стандартная часть работы. Мы подаем в СФР уведомления о переходе на электронную книжку, оформляем согласия сотрудников, ведем раздел в ЕФС-1 при увольнении. Также консультируем тех, кто только собирается перейти: рассказываем, как оформить выбор сотрудников, что делать с теми, кто не подал заявление, и какие формулировки использовать, чтобы потом не спор на суде. Электронные книжки удобнее — меньше бумаги и меньше шансов потерять запись.
Нет, оригиналы остаются у вас. Мы работаем со сканами или через ЭДО, а готовые документы присылаем вам подписанные — вы храните их в своем архиве. Если удобнее, наш курьер забирает папки с документами в Нижнем Новгороде и возвращает уже оформленные. При сдаче дел в архив поможем собрать описи и подготовить личные дела сотрудников так, как требует архивное законодательство.
Переход занимает от 3 до 10 рабочих дней. Сначала бесплатный аудит: смотрим договоры, приказы, личные карточки, табели и отчеты за последние 3 года. Потом даем таблицу с найденными нарушениями и оценкой риска по каждому. Дальше принимаем документы по акту, настраиваем обмен и запускаем текущий учет. Сотрудников не дергаем: все изменения в договоры вносим только там, где это необходимо.
За уже сданные отчеты и старые приказы задним числом не переиграешь — это важно понимать. Но многое можно исправить: восстановить отсутствующие приказы с реальными датами, оформить локальные акты, доначислить и доплатить взносы с пенями. Штрафы по статье 5.27 КоАП снижаются, если организация впервые привлекается и сама устранила нарушение. Мы готовим такое обоснование и, если нужно, представляем ваши интересы в ГИТ по доверенности.
По доверенности мы сдаем отчетность, отвечаем на требования, отправляем пояснения и корректировки. ЕФС-1 подаем в электронном виде с усиленной подписью, подтверждения храним и передаем вам. По воинскому учету ведем личные карточки, направляем сведения о принятых и уволенных сотрудниках, проходим ежегодные сверки. Если приходит требование о вызове или доплате — пишем ответ сами и ставим вас в копию.
Да. Популярные разовые задачи: составить трудовой договор и договор о материальной ответственности, оформить штатное расписание, подготовить документы на увольнение, восстановить кадры за год, провести аудит перед проверкой ГИТ. Стоимость — от 3 000 ₽ за задачу, срок обычно 1–3 рабочих дня. Многие клиенты начинают с одной задачи, а через месяц переходят на полное ведение — так проще оценить нашу работу.
Ваше участие минимально: раз в месяц подписываете пачку документов и подтверждаете изменения — около 20–30 минут. Все остальное делаем мы. Сотрудники пишут заявления по нашим шаблонам, мы их проверяем и оформляем приказы. По срочным вопросам звоните на 8 (800) 600 07 88 — отвечаем в рабочее время, а не через сутки. Персональный кадровик закреплен за вами постоянно, объяснять ситуацию каждый раз заново не придется.
