Проверка кадрового учета — это ревизия всех документов по сотрудникам: от трудовых договоров и приказов до табелей, графиков отпусков и личных карточек Т-2. Заказывают её обычно перед проверкой ГИТ, при смене кадровика, после конфликта с уволенным сотрудником или когда директор впервые за год открывает папку с приказами и видит, что половина подписана задним числом. В Нижнем Новгороде мы проводим такие проверки постоянно: у одних компаний 5 сотрудников, у других — 200, и ошибки находятся у всех.
Штрафы по статье 5.27 КоАП РФ выросли: за отсутствие трудового договора или его подмену гражданско-правовым — до 100 000 рублей с организации, причем за каждого сотрудника отдельно. Инспектор ГИТ приходит без предупреждения, а срок давности по кадровым нарушениям фактически не ограничен: если работник получил травму или недоплату, документы поднимут и за 2019 год. Плюс суды — без правильно оформленного увольнения сотрудник восстанавливается на работе со средним заработком за все месяцы вынужденного прогула. Проверка заранее стоит в разы дешевле одного такого спора.
Что входит в услугу «Проверка кадрового учета»
Проверка идет по чек-листу из 120+ пунктов, который мы собрали по итогам реальных проверок ГИТ и судебных дел. Смотрим не только наличие документов, но и содержание, даты, подписи и связку между собой: приказ — договор — табель — расчет. Работаем и с бумажными папками, и с электронным кадровым учетом в 1С:ЗУП. Ниже — что именно попадает в проверку.
- Проверяем трудовые договоры и допсоглашения: условия оплаты, режим работы, место работы, обязательные реквизиты.
- Сверяем приказы по личному составу с заявлениями, договорами и фактическими датами — ищем расхождения и «задним числом».
- Смотрим личные карточки Т-2, табели рабочего времени, графики отпусков и расчеты при увольнении.
- Проверяем локальные акты: ПВТР, положение об оплате труда, штатное расписание, приказы о доплатах и премиях.
- Анализируем дисциплинарные взыскания, переводы, совмещения и увольнения — самое частое место для судебных споров.
- Проверяем воинский учет, охрану труда, медосмотры и СОУТ в части кадровых документов.
Разберем ваши документы и покажем, где риски. Это бесплатно. Оставить заявку
“За 12 лет практики я ни разу не видела компании, где проверка не нашла бы ни одного нарушения. Вопрос не в том, есть ли ошибки, а в том, успеете ли вы их исправить до того, как документы увидит инспектор или суд.”
Почему выбирают «Бухсферу»
Мы не аудиторская фирма с многотомными заключениями. «Бухсфера» — бухгалтерская компания, которая каждый день ведет учет и сдает отчетность за десятки организаций в Нижнем Новгороде и области. Поэтому проверку делаем так, чтобы после нее можно было спокойно работать, а не переписывать кадры с нуля.
Практики, а не теоретики
Проверку ведут бухгалтеры, которые сами проходили проверки ГИТ и отбивали требования инспекторов. Мы говорим не «нарушение №5», а что конкретно сделать в понедельник.
Отчет и план правок
Вы получаете не пугающий список, а таблицу: документ, нарушение, риск, способ исправления, срок. Плюс шаблоны недостающих бумаг и выжимку для директора на одну страницу.
Часто задаваемые вопросы
Собрали вопросы, которые чаще всего задают директора и главбухи перед началом проверки кадровых документов.
Стандартный срок — от 3 до 10 рабочих дней. Компания до 30 сотрудников проверяется за 3–5 дней, штат 100–200 человек — за 7–10 дней. Срок зависит не столько от численности, сколько от состояния документов: если кадровый учет велся хаотично, часть времени уйдет на восстановление логики. Точный срок называем после того, как посмотрим 5–7 базовых документов.
По статье 5.27 КоАП РФ: до 50 000 рублей для организации и до 5 000 — для директора за первое нарушение, до 100 000 и 20 000 соответственно — за повторное. Нарушение по каждому сотруднику считается отдельно, поэтому 10 человек без трудовых договоров — это уже не одна квитанция. Отдельно идут штрафы за непредставление сведений в военкомат и нарушения по охране труда — там суммы доходят до 130 000 рублей.
Доступ к папкам с кадровыми документами и один человек на связи, который ответит на вопросы по фактам: кто когда принят, кто фактически работает, где оригиналы. Если учет ведется в 1С или другой программе — дайте доступ или выгрузку. Договор подписываем в день обращения, начинаем обычно на следующий рабочий день.
Да, и это одна из самых частых ситуаций. Проверяем то, что реально есть в папках и в программе, независимо от того, кто это делал. Если документы вела другая компания, аккуратно фиксируем зону ответственности и не переводим стрелки — вам нужен результат, а не спор между подрядчиками.
Нет. 90% проверок мы делаем удаленно: вы загружаете сканы в защищенную папку, мы работаем и присылаем отчет. Если удобнее встретиться, офис в Нижнем Новгороде открыт — приезжайте с документами, разберем на месте. Для компаний из области и других регионов удаленный формат вообще основной.
Отчет на 15–40 страниц: таблица нарушений со ссылками на нормы, оценка риска (штраф, суд, предписание), план исправления по срокам и приоритетам. Плюс шаблоны документов, которых не хватает: приказы, допсоглашения, ПВТР, график отпусков. Отдельно — короткая выжимка для директора на одну страницу.
Да. Можно забрать отчет и исправлять своими силами — в плане все расписано по шагам. Можно поручить правки нам: восстановление приказов и допсоглашений, приведение локальных актов в порядок, оформление недостающих документов. Стоимость восстановления считаем отдельно после проверки, обычно это предсказуемая сумма.
Раз в год — базовый вариант, если кадровый учет ведется регулярно. Внепланово — перед проверкой ГИТ, при смене кадровика или главбуха, при массовом приеме или сокращении, после конфликта с уволенным сотрудником. Если у вас больше 50 человек и есть текучка, разумно проверять документы раз в полгода.
Воинский учет — да, включая сверку с военкоматом, карточки, списки и отчетность. По охране труда проверяем кадровую часть: приказы, обучение, медосмотры, инструктажи, наличие СОУТ и оценку рисков. Если нужен полноценный аудит охраны труда с выходом на объект, подключим профильного специалиста.
Стоимость зависит от численности и состояния документов. Компания до 20 сотрудников — от 25 000 рублей, 20–60 человек — от 40 000, дальше считаем индивидуально. Точную цену называем после короткого разговора и просмотра 5–7 документов, без «уточним в процессе». Позвоните по 8 (800) 600 07 88 — сориентируем за 10 минут.
Да. У ИП с наемными работниками кадровые требования те же, что у ООО: трудовые договоры, приказы, табели, график отпусков, уведомления. Просто объем документов меньше, поэтому проверка проходит быстрее и дешевле. Минимальный чек у нас — 15 000 рублей для микробизнеса до 5 человек.
