Кадровый аудит — это проверка всей кадровой документации и кадрового учёта на соответствие Трудовому кодексу и требованиям надзорных органов. Заказывают его обычно в двух ситуациях: заранее, перед проверкой ГИТ, или после того, как директор понял — часть сотрудников работает «на словах», без договоров, приказов и табелей. Мы проводим кадровый аудит в Нижнем Новгороде для ООО, ИП и небольших холдингов: смотрим, что реально лежит в папках и в кадровой программе, сверяем с тем, что должно быть по закону, и показываем, где компания теряет деньги и спокойствие.
Тема стала острее: инспекции труда работают по индикаторам риска и приходят без предупреждения, а данные о работниках стекаются в СФР и налоговую автоматически. Отсутствие СОУТ, договор без обязательных условий или приказ о приёме, оформленный задним числом, видны ещё до выезда инспектора. Штрафы по статье 5.27 КоАП — от 30 000 до 100 000 рублей за первичное нарушение и до 200 000 рублей при повторе, и это без доначислений НДФЛ и взносов, если договор ГПХ признают трудовым. Аудиторский отчёт фиксирует каждое нарушение со ссылкой на норму и даёт понятный срок на исправление — до проверки, а не после.
Что входит в услугу «Кадровый аудит»
Работаем по чек-листу из 80+ пунктов и адаптируем его под вашу отрасль: у торговли, производства и IT-компании разные зоны риска. Смотрим документы на бумаге и в кадровой программе, разговариваем с бухгалтером и кадровиком, при необходимости — с директором. По каждому пункту говорим не «рекомендуем доработать», а что именно не так, какая норма нарушена и что конкретно сделать.
- Проверяем трудовые договоры, допсоглашения и договоры ГПХ — ищем признаки подмены трудовых отношений.
- Сверяем штатное расписание, приказы, личные карточки Т-2 и локальные акты: ПВТР, положения об оплате труда.
- Смотрим табели, графики отпусков, расчёт отпускных, больничных и удержаний — бьются ли цифры с 1С.
- Проверяем воинский учёт, СОУТ, медосмотры, обучение по охране труда и обязательные уведомления в СФР.
- Отдаём письменный отчёт: перечень нарушений, ссылки на нормы, оценка штрафа в рублях, план исправления по срокам.
- Помогаем исправить: готовим шаблоны, приказы и допсоглашения либо полностью берём доработку на себя.
Расскажите о задаче — рассчитаем стоимость аудита сегодня Оставить заявку
“За 12 лет практики вижу одно и то же: директор уверен, что «всё оформлено», а в папках — договоры по шаблону 2014 года и график отпусков за прошлый год. В 8 случаях из 10 нарушения находятся в первые два дня, большинство закрывается за неделю.”
Почему выбирают «Бухсферу»
Мы не просто находим нарушения — объясняем, чем они грозят в рублях и что делать в первую очередь. Кадровый аудит ведут бухгалтеры с опытом прохождения проверок ГИТ и постановки кадрового делопроизводства с нуля, поэтому в отчёте нет расплывчатых формулировок: конкретное нарушение, конкретная норма, конкретный срок. Часть вопросов снимаем прямо во время проверки, вам не нужно ждать итоговой встречи, чтобы понять масштаб проблем.
Считаем риск в рублях
По каждому нарушению указываем статью и сумму возможного штрафа. Директор сразу видит, что исправить первым, а что может подождать до следующего квартала.
Успеваем до проверки
Экспресс-аудит за 48 часов, если инспектор уже на пороге. Обычная проверка занимает 3-10 рабочих дней, сроки фиксируем в договоре и не сдвигаем.
Часто задаваемые вопросы
Собрали вопросы, которые директора и главбухи задают нам чаще всего перед началом кадрового аудита. Если своего вопроса не нашли — позвоните, ответим по телефону.
Стоимость зависит от численности и объёма документов. Для компании до 30 человек проверка кадрового учёта — от 25 000 рублей, для 30-100 человек — от 45 000 рублей, холдинг с несколькими юрлицами считаем индивидуально. В цену уже входит проверка документов, письменный отчёт с оценкой рисков и план исправлений. Если по итогам аудита вы передаёте нам кадровый учёт на сопровождение, стоимость аудита засчитываем в первый месяц обслуживания. Точную смету называем после короткого разговора — обычно хватает 10 минут.
Стандартный срок — от 3 до 10 рабочих дней. Компанию до 30 человек проверяем за 3-5 дней, 100 сотрудников с несколькими обособленными подразделениями — за 7-10 дней. Срок зависит не только от численности, но и от состояния документов: если всё ведётся в 1С:ЗУП и папки подшиты, работаем быстрее. Если приказы собирали «как получилось», часть времени уйдёт на восстановление хронологии. Срочный аудит перед проверкой ГИТ делаем за 48 часов — в этом случае выводим усиленный состав и работаем параллельно.
Три вещи. Первое — письменный отчёт на 15-40 страниц: перечень нарушений со ссылками на статьи ТК РФ и подзаконные акты, описание каждого риска и сумму возможного штрафа в рублях. Второе — план исправлений с приоритетами: что закрыть в первую очередь, что можно перенести на квартал. Третье — комплект шаблонов под вашу специфику: трудовой договор, допсоглашение, приказы, ПВТР, положение об оплате труда и премировании, график отпусков. Отчёт передаём в бумажном и электронном виде и отдельно разбираем выводы с директором или кадровиком.
Аудит расчётов проверяет цифры: правильно ли посчитаны оклады, отпускные, больничные, НДФЛ и взносы, нет ли переплат и недоплат. Кадровый аудит смотрит на документы и процедуры: есть ли договоры и приказы, соответствуют ли они закону, соблюдается ли порядок приёма, перевода, увольнения, отпусков и дисциплинарных взысканий. На практике чаще заказывают два блока вместе: нарушение в договоре тянет за собой пересчёт выплат, а ошибка в расчёте без кадровых документов ничем не подтверждается. Комплексная проверка выходит дешевле, чем две отдельные.
Нет. Сам факт заказа аудита не является ни уведомлением в ГИТ, ни признанием нарушения. Мы не передаём данные в надзорные органы и работаем по договору с условием конфиденциальности. Более того, добровольное устранение нарушений до проверки — ваш плюс: по статье 5.27 КоАП инспектор оценивает, приняла ли компания меры. Штраф могут снизить или заменить предупреждением, если видно, что работодатель действовал добросовестно и всё исправил. Отчёт аудита как раз и служит доказательством такой работы.
Первое — штраф по статье 5.27 КоАП: для ООО от 50 000 до 100 000 рублей за первичное нарушение и до 200 000 рублей при повторном, для директора — от 10 000 до 20 000 рублей. Дальше сложнее: без приказов и табелей нечем подтвердить расходы на зарплату и страховой стаж, а это уже доначисления по налогу на прибыль и взносам. При увольнении сотрудник может через суд взыскать средний заработок за задержку трудовой книжки и компенсацию морального вреда. Восстанавливать документы задним числом рискованно — это отдельное нарушение.
Офис «Бухсферы» находится в Нижнем Новгороде, но кадровый аудит проводим по всей России — дистанционно, через защищённый обмен документами. В Нижнем Новгороде и области можем приехать в офис: так удобнее, когда документы хранятся в бумажном виде, а кадровик один. Дистанционная проверка обычно быстрее на 1-2 дня и дешевле, потому что нет транспортных расходов. Формат выбираете вы, результат одинаковый — письменный отчёт и план исправлений. Позвоните на 8 (800) 600 07 88, подскажем, какой вариант удобнее.
Нет, аудит идёт параллельно вашей работе. Мы запрашиваем документы списком, забираем их частями и не занимаем сотрудников надолго: бухгалтер или кадровик тратит в сумме 2-4 часа за всю проверку. Если документы ведутся в электронном виде, даёте доступ к 1С:ЗУП по защищённому каналу, и дальше мы работаем без вашего участия. Приём, увольнения и зарплата идут своим чередом. Итоги разбираем в удобное для директора время, включая вечерние часы.
Да, это часть проверки. Смотрим, ведётся ли воинский учёт в нужном объёме, назначен ли ответственный, подаются ли сведения в военкомат и по каким формам. По охране труда проверяем СОУТ, обучение, медосмотры, выдачу СИЗ, наличие журналов и инструкций, уведомления в СФР о несчастных случаях. Отдельно разбираем штрафы, которые выписывают чаще всего: за отсутствие СОУТ — от 60 000 рублей, за непроведённое обучение по охране труда — до 130 000 рублей на организацию.
Да, и в этом случае действуем быстро. Сразу запрашиваем предпроверочный комплект: трудовые договоры, приказы, табели, личные карточки, графики отпусков, документы по СОУТ и охране труда. За 48 часов делаем экспресс-аудит и закрываем то, что закрывается быстро. Отдельно разбираем частые основания для предписаний и готовим пояснения для инспектора. Полностью перестроить кадровый учёт за два дня невозможно, но убрать критичные нарушения и подготовить документы к проверке — вполне реально.
И так, и так — на выбор. Базовый вариант: отчёт с перечнем нарушений и планом, дальше исправляете своими силами, а мы консультируем по ходу. Второй вариант: берём доработку на себя — готовим шаблоны и приказы, оформляем допсоглашения, восстанавливаем графики отпусков, приводим локальные акты в порядок. Работаем по разовому договору или берём кадровый учёт на абонентское сопровождение от 15 000 рублей в месяц. В рамках сопровождения правки по любым кадровым вопросам уже входят в цену.
